Al een aantal jaar vliegen de Agile en Lean termen je om de oren. Wat zijn de belangrijkste termen die jij als communicatieadviseur écht wel moet weten. In dit blogartikel licht ik 3 termen uit.
We gaan dieper in op: 

1. Cynefin
2. Scrum
3. Iteratief werken

Ik ben benieuwd of je ze al kent en zo niet of ze nuttig zijn voor je. Laat het weten onderaan dit bericht.

Agile is een mindset en Lean een managementfilosofie
Allereerst is het goed om te weten dat Agile eigenlijk een mindset is. Letterlijk betekent de term: behendigheid, wendbaar of lenigheid. Om dat te kunnen werk je met korte sprints; kleine feedbackloopjes op wat je oplevert. Zodat je die feedback makkelijk kunt verwerken. Het product wordt telkens iets beter.

Lean daarentegen is een managementfilosofie met focus op procesoptimalisatie. Vaak worden deze beide (Agile en Lean) tegelijkertijd ingezet in verandertrajecten. Want een efficiënt soepel verlopend proces is ondersteunend aan je Agile-aanpak.

Binnen Agile werk je in teams samen met eindgebruikers en ontwikkelaars. Dit zijn multidisciplinaire teams gericht op het leveren van toegevoegde waarde. Wat die waarde is bepaal je samen. Het strategisch doel van je project of programma bepaalt de juiste aanpak. Klinkt best ingewikkeld. Je hebt best wat keuzes te maken voor je écht gaat beginnen. Meer begrip van de theorie gaat je helpen met het maken van de juiste keuzen.

1. Cynefin
Cynefin spreek je dus uit als kuh-nev-in. Het Cynefin framework kun je gebruiken om de omstandigheden rondom het vraagstuk of de opdracht waar jij aan werkt te analyseren en de aanpak te bepalen. Erg nuttig omdat een lineair plan bijvoorbeeld niet werkt in een ongeordende omgeving. “Scrum werkt niet voor mij ”, hoor ik wel eens. Dat kan heel goed kloppen als je solo werkt met externe leveranciers bijvoorbeeld aan projecten in een geordende omgeving. Maar vroeg of laat kun je er niet om heen en kom je vast ook projecten tegen uit het ongeordende domein. En hier past scrum juist wel. In deze dynamische tijd komen we steeds vaker in dit domein.

Dave Snowden is de ontwerper van het Cynefin framework. Het is een conceptueel raamwerk met 5 domeinen. Dit zijn: eenvoudig, gecompliceerd, complex, chaotisch en wanorde.
Lees meer over het raamwerk op deze website.

Het cynefine framework:

• helpt je om met collega’s en managers in gesprek te gaan over welke aanpak bij welk soort werk past;
• zorgt ervoor dat je stilstaat bij de relatie tussen oorzaak en gevolg. Hierdoor begrijp je de relatie tussen die twee en het effect ervan op het werk;
• maakt het mogelijk om de juiste keuze te maken.

Scrum is een framework dat dus zeer geschikt is voor het complexe Cynefin-domein. Nu is scrummen in teamverband in IT projecten heel normaal. Maar binnen onze communicatiewereld nog niet. Je kunt je vast voorstellen dat een project met een communicatiedoelstelling als draagvlak creëren of verandering teweegbrengen in het ingewikkelde en complexe domein valt. In dit voorbeeld kun je namelijk minder effectief voortgang boeken met alleen een planning. Dat kan beter in een voorspelbaar en geordend project waar je weet wat er opgeleverd moet worden op basis van een best practice bijvoorbeeld.

In welk domein kun je jouw projecten kwijt?

Ik werk zelf graag in complexe en chaotische omgevingen. Het is dan ook niet zo gek dat ik bekend ben met het Agile gedachtengoed en de onderliggende werkmethodieken. In mijn projecten werk ik bijna altijd iteratief. Daarbij maak ik graag gebruik van het Strategisch Communicatie Frame.

Scrum kwam voor het eerst op mijn pad toen ik als communicatieadviseur een rol had in een nieuw IT project in 2011. Ik werd getraind als teamlid voor het scrumteam dat werkte aan de ontwikkeling van de nieuwe website van mijn werkgever, destijds Royal FloraHolland. Van deze kennis en ervaring maak ik nog steeds veel gebruik in mijn communicatiewerk.

2.Scrum

Scrum is een framework voor werk dat valt in het complexe domein. Scrum is daardoor niet geschikt voor alle soorten werk. In de praktijk zie je dat als automatische reactie op beter samenwerken wordt geroepen: “We moeten scrummen!” Nou, niet zomaar dus.

Scrum helpt ons om samen verantwoordelijkheid te dragen voor wat moet gebeuren.
We kunnen gemakkelijker de juiste prioriteiten stellen gedurende onze werkweek als individu en als team zonder dat we elkaar dagelijks zien. Hybride werken is onze standaard en zo weten we wie waar mee bezig is, kunnen we evalueren en successen vieren op een overzichtelijke manier.

“Scrum werkt niet voor mij hoor ik van communicatiecollega’s. Dat kan heel goed kloppen als je veel solo aan projecten werkt in een geordende omgeving.”

Anke van der Sluis

Scrumbord – kanban
Scrum ken je vast van het bekende scrumbord; een weergave van veelal taken die in kolommen gesleept kunnen worden om voortgang te tonen. Dit bord heet een kanban-bord: afkomstig uit het Japans: kan betekent ‘visueel’ en ban betekent ‘kaart of bord’. Het is een manier om op de meest logische wijze een signaal af te geven als er iets moet gebeuren. De meest gebruikte kolommen zijn: Backlog – Doing – Review -Done. Deze kolommen geven de status van werk aan.

Vice Versa scrumt. En daar hebben we bewust voor gekozen. Scrum laat je samenwerken met elkaar op een overzichtelijke manier, waarin het hele proces zichtbaar is op een Kanban bord. Hier vind je taken:

• in de toekomst (Backlog)
• die je deze sprint doet (Sprint – to) 
• waar je mee bezig bent (Sprint – busy) 
• wat klaar is (Sprint-done). 

Lees meer over Kanban 

Als je scrumt dan breng je focus aan in de inhoud en het doel van je overleg. Hierdoor garandeer je een logische flow en verzeker je dat de output van het overleg de juiste input is voor het daarop volgende overleg. De scrumceremonies van Vice Versa zijn:

1. Stand-up (wekelijks) – 30 min
2. Sprint retro (maandelijks) – 45 min
3. Sprint planning (maandelijks) – 45 min
4. Refinement (wanneer nodig)
5. Product portfolio overleg (elk kwartaal) – 1,5 uur

Scrumceremonies
Zelf ben ik van mening dat je scrum werkt of niet. Je kunt geen pannenkoeken bakken met alleen melk en een ei. Ga je voor scrum, voer dan ook de ceremonies in. Dat kan wel op een voor jullie passende manier. Een Stand-Up hoeft niet een Stand-Up te heten, dat mag ook dagstart heten of check-in. En als je een snelle Stand-Up wilt, dan kun je natuurlijk ook de vorm aanpassen.

De scrum rollen
Bij de scrum werkwijze horen ook rollen. Die rollen hebben elk een eigen focus. Zo garandeert scrum dat niets van de wagen valt om effectief samen te werken. De rollen zijn:

1. Product owner of Eigenaar, de eindverantwoordelijke.
   Zijn focus is waarde toevoegen
2. Scrum Master, de procesbegeleider die het team begeleidt naar het gewenste resultaat op procesniveau.
   Zijn focus is continue verbeteren, van het proces, van de samenwerking, van de kwaliteit, etc
3. Scrumteam met experts en uitvoerders erin passend bij het sprintdoel.
   Hun focus is: op tijd iets leveren van hoge kwaliteit

Als communicatieadviseur en projectmanager heb je vaak alle 3 de petten tegelijkertijd op. Dat betekent dat de ene week je meer focus hebt op het ene en de andere week op het andere. Door met de scrumrollen te werken en taken te verdelen is er altijd focus op alle aspecten.

Laat stakeholders meedoen
Bij Vice Versa hanteren we ook de rol stakeholders. We hebben graag inzichtelijk wie dit zijn, geven hen graag ook een (gedeelde) verantwoordelijkheid en betrekken hen bij ons werkproces. Zo kunnen we tussentijds veel makkelijker bijsturen. Zo verliest niemand geld en tijd. 

Wanner niet Scrummen?
Wanneer is Scrum niet het juiste framewerk?
Als je:

• vooral solo werkt met externe leveranciers 
• in communicatieprojecten in een voorspelbare omgeving 

Als je merkt dat er (te)veel verantwoordelijkheid op jouw bordje ligt als communicatieadviseur, dan kan scrummen wel degelijk helpen. Dan is een goed gesprek over een betere werkwijze heel zinvol. Voer juist het gesprek over waar je focus moet liggen, over input en output en maak het team- of projectwerk goed zichtbaar.  

3.Iteratief werken
Iteratief en incrementeel werken passen allebei bij het Agile gedachtegoed.

Incrementeel:

• Bij een incrementeel proces lever je het eindproduct stapsgewijs op. 
• Je kunt beginnen met een eerste stap, een eerste versie van je website of app bijvoorbeeld, die je vervolgens telkens gaat verbeteren. Zo kom je uiteindelijk tot een eindproduct, waar direct feedback in is verwerkt.

Iteratief:

• In een situatie waarin je een probleem wilt oplossen, heb je een creatieve aanpak nodig. In kleine stapjes los je een probleem op. Ook wil je oplossingen uitproberen en testen om te weten of het werkt en hoe goed het werkt.
• Je weet vooraf niet wat de oplossing is en je komt stap voor stap tot het eindresultaat. Je beweegt vooruit en achteruit met passen en meten. Bij elke fase of stap kijk je of je hiermee tot je doel komt.  
• Accountable werken is essentieel hierbij.

Meer weten?
Wil je meer leren over Lean/Agile en de methodieken, werkwijzen die hierbij horen? Vice Versa organiseert samen met Agile coach Josje van Beek een nieuwe training op 6 februari as op het Vice Versa kantoor in Rotterdam.

Dit artikel is op 13 november ’23gepubliceerd bij Frankwatching.