Wij passen ‘Het Strategisch Communicatie Frame‘ regelmatig toe en gaan graag in gesprek met anderen over deze praktische methode voor strategieontwikkeling. Wij delen dan ook met liefde onze samenvatting van dit boek met vakgenoten. Want, wij vinden dat kennis er is om te delen. Door ervaringen uit te wisselen, door de gesprekken komen we allemaal verder en daarmee ons vak.

Hoe wordt het toegepast?
We zijn benieuwd hoe het frame wordt toegepast door communicatie-collega’s. We horen er verschillende geluiden over. Wij passen het frame weer anders toe dan anderen. Negin van den Berg houdt voor ons interviews met vakgenoten. En wat blijkt, de meerderheid van de adviseurs die wij spraken is nog zoekend naar de toepassing. Ervoor kiezen is al één, ermee starten twee en het proces zelf blijkt al erg vruchtbaar. Lees hieronder hoe Debby van Thales het frame toepast.

Interview #2: met Debby Hogeweg, Senior Internal Communications Officer bij Thales

Hoe lang werk je met het SCF? wat was de aanleiding om ermee aan de slag te gaan?
Ik werk bij een internationaal bedrijf in een corporate communicatie team van ongeveer 10 mensen. We hebben een hele heldere taakverdeling en ik mistte soms ons overkoepelende/gemeenschappelijke focus. Toen we als team aan de slag wilden met ons jaarplan, en ik hierover sprak met een oud-collega werd ik door haar geattendeerd op het SCF. Ik ben er meer over gaan lezen en vond de samenvatting van ViceVersa. Ik kwam erachter dat dit eigenlijk precies was wat we nodig hadden. Een gezamenlijk vertrekpunt. Niet maar ‘gewoon’ een jaarplan maken en in de actiemodus maar eerst met elkaar om tafel, nadenken over wie we zijn, hoe zit onze omgeving eruit, wat willen we bereiken? Ik wilde het SCF dus in eerste instantie voor onszelf gebruiken, daarom hebben we het samen ingevuld.

Hoe heb je het heel praktisch aangepakt? Je hebt een frame in je handen en dan…. welke stappen heb je gezet?
We hebben in totaal vier sessie met ons team gehad. Twee daarvan duurden de hele dag en hebben we gecombineerd met een team-uitje. De eerste sessie was in het najaar 2018. Toen hebben we grotendeels de linker kant van het frame ingevuld. Dit hebben we al brainstormend met het hele team gedaan. De tweede sessie hebben we ons vooral gefocust op het goed formuleren van onze ambitie. Dit resulteerde uiteindelijk in zes punten. Tijdens de derde sessie in februari gingen we aan de slag met de rechterhelft. Focus lag toen op onze stakeholders, accountability en resources. Vooral het stukje accountability was best lastig. Omdat we binnen ons team drie disciplines hebben: intern, extern en digitaal, zijn we in drie groepjes uiteen gegaan en daarna resultaten teruggekoppeld en besproken. In de vierde en laatste sessie hebben we actiepunten geformuleerd bij ‘Aanpak’. Het resultaat hiervan was een hele lange lijst met minimaal 20 punten. Dit is natuurlijk in de praktijk niet te doen. Daarom hebben we uiteindelijk gekozen om de actiepunten te categoriseren en die in hoofdlijnen in het frame te zetten. Alle concrete actiepunten hebben we in een aparte actielijst gezet die we elke maandelijkse teammeeting terug laten komen.

Was er meteen enthousiasme of moest je je bestuur/MT meenemen in het proces?
We hebben het bestuur en MT nog niet betrokken bij het invullen van het SCF. Dit was een bewuste keuze omdat we het frame in eerste instantie voor onszelf wilden gebruiken. Als gezamenlijk vertrekpunt voor ons zelf. Uiteraard moeten we onze stakeholders (waaronder MT) ook meenemen. Dat is een van de zes ambities in het SCF. Een van de eerste stappen daarin is dat onze manager binnenkort het SCF presenteert in het MT en binnen Corporate Communicatie van de Thales Group in Frankrijk.

Hoe heb je het praktisch ingezet?
Deze maand ga ik samen met een collega uit het team in overleg met een van onze HR adviseurs om te kijken hoe we de organisatie van het frame verder vorm kunnen geven en hoe we elkaar kunnen versterken.
Mijn plan is ook om het frame te laten opmaken in een handzaam formaat zodat het voor ons allemaal makkelijk erbij te pakken is. Ook wil ik het groot aan de muur hangen bij onze werkplekken. Ik merk dat door de waan van de dag de inhoud van het frame weer wegzakt. Daarom is belangrijk dat we elkaar scherp houden.

 Het dwingt je om te focussen. En die focus is precies wat wij nodig hebben.

Wat is je totale ervaring, wat zijn je tips en adviezen, do’s and don’ts?
Ik vond het heel nuttig om het SCF in vullen met het team. Het dwingt je om te focussen. En die focus is precies wat wij nodig hebben. Het was ook goed om het met het team te doen. Op deze manier is het namelijk van ons allemaal. We hebben het samen bedacht, iedereen was erbij.
Lastig was soms om alle teamleden gemotiveerd te krijgen voor het SCF en het belang van te laten inzien. Hier loop ik nu regelmatig nog tegen aan. Het voelt soms als ‘mijn SCF’ terwijl het van ons hele team is. Onze manager ziet (gelukkig) het belang en de meerwaarde wel en spreekt dit ook uit.

Do: Neem de tijd. Het invullen kost veel tijd en je kunt het maar één keer goed doen.
Don’t: Kijk uit dat je het ook niet weer niet te lang laat liggen of er te lang over doet. Dan zakt het weg.

Foto: Debby Hogeweg